Los 8 puntos clave para conseguir tu subvención pública

Revisa detalladamente esta información para aplicar en una convocatoria y conseguir tu subvención pública en España.
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En esta entrada te contaremos qué puntos debes revisar detalladamente para aplicar en una convocatoria y conseguir tu subvención pública en España. 

En Fluidea creemos que la información es poder, y que la misma te permite tomar decisiones de mayor calidad, para optimizar tiempo, recursos y alcanzar el objetivo deseado. La idea final es que el camino sea más sencillo, no te dé dolor de cabeza y, sobre todas las cosas, puedas obtener esa ayuda que tanto deseas para hacer crecer tu proyecto, emprendimiento o negocio ya establecido, ¡hay subvenciones para todo tipo de sectores, negocios y momentos!.

Pues bien, dicho lo anterior, toma nota sobre estos 8 puntos y las preguntas que debes responderte al momento de analizar una convocatoria

  1. ¿Es ayuda directa o de concurrencia competitiva?
  2. Plazo de solicitud ¿Hasta cuándo puedes solicitarla?
  3. ¿Para qué sector es?
  4. ¿Qué plazos de ejecución da?
  5. Gastos Subvencionables ¿Qué gastos y en qué porcentaje, subvenciona?
  6. ¿Financia inversiones ya realizadas, a futuro, o ambas?
  7. ¿Cuál es la cuantía de la subvención?
  8. ¿Qué documentación hay que preparar?

Ahora vamos a ver cada punto en detalle.

¿Es ayuda directa o de concurrencia competitiva?

Las ayudas directas son aquellas que se conceden sin comparar todas las solicitudes realizadas para la misma ayuda. Es decir, tu proyecto o solicitud no depende de las demás, sino que solo depende de que tú cumplas con los requisitos y presentes la solicitud en tiempo y forma con la documentación requerida.

Las ayudas de concurrencia competitiva son, como el propio nombre indica, aquellas en las que, al solicitarlas, compites con el resto de solicitudes. Aquí la importancia reside en verificar qué criterios de valoración va a tener en cuenta la comisión evaluadora para intentar responder a ellos con las premisas que hagan que consigas la máxima puntuación posible, para concurrir competitivamente y conseguir tu objetivo: la subvención a fondo perdido.

Seguro que ahora te estás preguntando: ¿Cómo puedo verificar estos criterios de valoración? Pues es sencillo: Estudiando, como si de una oposición se tratara, las Bases Reguladoras y la Convocatoria de la subvención en cuestión. Porque estos criterios de valoración, siempre se establecen en esos dos documentos, los cuales, son totalmente públicos porque se publican en el Boletín Oficial de la Administración que convoque (BOE, si es el Estado el que convoca, Boletín oficial de la Comunidad Autónoma que sea, de la Diputación o del Ayuntamiento, dependiendo de quién convoque la subvención).

En esta otra entrada de blog, te explico los niveles de subvenciones a los que trabajamos en Fluidea en toda España, por si te interesa echarle un vistazo.

Este último tipo de subvenciones, suelen ser las más jugosas económicamente hablando, y que subvencionan proyectos para los cuales sueles necesitar tener un Business Plan o Plan de Negocio realizado, algunas incluso financian el coste de llevar este Plan de Empresa a cabo con consultores expertos, como por ejemplo esta ayuda de la Junta de Castilla y León. Normalmente estas subvenciones financian un porcentaje de los costes subvencionables del proyecto, y en algunas ocasiones, se financia hasta el 100% de esos costes.

Como te digo, lo importante es tener las bases muy bien estudiadas y saber exactamente a qué podemos optar.

¿Hasta cuándo puedes solicitarla?

Para empezar te voy a dar una información MUY VALIOSA, por la que me querrás eternamente y que no debes olvidar si te vas a dedicar a buscar y solicitar subvenciones para tu proyecto o empresa:

LO ÚNICO INSUBSANABLE ES SOLICITAR FUERA DE PLAZO.

La Administración pública tiene muchas cualidades, pero si algo la caracteriza por encima de otras cosas es que, es completamente INFLEXIBLE en cuanto a plazos se refiere.

Es decir, tu puedes presentar una solicitud en la que faltan casi todos los documentos que tienes que adjuntar, que “no pasa nada” te requerirán en subsanación y encima te darán otros cuantos días para recopilarlos y subsanar (vas ganando tiempo), pero como una convocatoria de subvención sea hasta el día 25/09 a las 14:00, como la intentes presentar a las 14 horas y un minuto, olvídate amigx…ya no tienes nada que hacer: TE HAS QUEDADO FUERA.

Es de locos lo sé, pero mi afán en este blog y con toda mi comunicación, siempre, es explicarte las reglas del juego, para que no te pillen fuera de él (se me dan muy mal los símiles, lo siento 🙂
Las subvenciones normalmente, suelen salir con muy poco plazo de margen para presentarlas (unas más que otras), por ello hay que ir con los deberes muy bien hechos y organizados y sobre todo, no errar en los plazos de solicitud.

Para que entiendas mejor de lo que te hablo con los plazos y la nomenclatura que utilizo, te explico rápidamente qué documentos se tienen que publicar para que una Subvención pública vea la luz y empiece a correr su plazo de presentación o solicitud:

  1. El primer documento que se publica en el Boletín Oficial correspondiente, para una Subvención pública, son las Bases Reguladoras de la subvención y es allí donde tienes que acceder para conocer los primeros detalles: beneficiarios, documentos que te irán pidiendo, plazos de ejecución del proyecto en cuestión, gastos subvencionables, etc. estudiarlo todo bien, para ver si realmente es una ayuda a la que tú puedes acceder con tu proyecto o, por el contrario, ya te quedarías fuera. Si sigues dentro,
  2. El segundo documento es la Convocatoria de Subvención, que también se publica en el Boletín Oficial correspondiente, es donde se suelen especificar los plazos de solicitud, normalmente establecen algo del tipo “desde el día siguientes a la publicación del Extracto en el presente boletín y hasta 30 días naturales después”. Con esta info, aún no sabes el día en que comienza el plazo para solicitar, pero sí sabes que, cuando salga ese plazo, te van a dar tan solo 30 días hábiles para presentar tu solicitud. La información es poder. En el punto en el que estás con tu proyecto, debes plantearte ¿podré preparar todo en ese tiempo? Si sigues dentro,
  3. El tercer y último documento es el Extracto de la Convocatoria, el documento donde efectivamente se establece el plazo exacto. Suele ser un documento muy escueto en el que se establece algo tipo: “Plazo de presentación de solicitudes: desde el día siguiente hábil a la publicación del presente extracto en el boletín oficial y hasta 30 días naturales después”. Ahora sí, ya tienes las fechas exactas que tienes para realizar la solicitud de tu ayuda. ¡Adelante!

Por seguir con el ejemplo de la subvención que te comentaba más arriba, te comparto los tres documentos de la misma, por si te apetece trastearlos o echarlos un vistazo:

  1. Bases reguladoras
  2. Convocatoria
  3. Extracto

Además de todo esto, debes tener en cuenta que hay subvenciones que se publican todos los años, por lo que en esos casos puedes conocer con antelación los requisitos que hay que cumplir, que suelen variar muy poco de un año a otro, y quedar pendiente de la fecha de su publicación, fechas de solicitud y novedades o cambios que haya habido.

¿Para qué sector es?

Esta es otra pregunta obligada para saber si aplicas o no en la convocatoria. Ahora bien, ¿dónde se detalla esa información dentro de las convocatorias? Generalmente, lo sueles ver en algún artículo que se llama “beneficiarios” o a veces en los anexos.
Hay muchas convocatorias que se filtran por CNAE, por IAE, por lo que debes revisar muy bien los documentos para no trabajar en vano en una ayuda que no es para ti.

¿Qué plazos de ejecución da?

Tienes que tener bien clara la diferencia entre el plazo de solicitud y el plazo de ejecución. El primero te lo he explicado más arriba, el segundo, el plazo de ejecución es el período que la convocatoria establece para que puedas llevar a cabo el proyecto o inversión que subvenciona. Hay convocatorias que subvencionan proyectos o inversiones ya realizadas y otras que subvencionan proyectos o inversiones que estás realizando ahora mismo o que vas a realizar a futuro. Cada vez se estilan más las subvenciones que financian ambos gastos.

Revisa muy bien este dato porque quizá te venga bien ese plazo de ejecución, o quizá sea imposible cumplir dicho plazo en función del punto en el que tu proyecto se encuentre.

También, averigua si esta convocatoria suele ser recurrente, es decir, si sale todos los años, porque de ser así, y tener tu proyecto de inversión algo verde, quizá puedas dejar la solicitud de la subvención para la convocatoria del año siguiente, cuando lo tengas más a punto, ya sabiendo cómo debes prepararla para tenerla a punto y solicitarla en cuanto salga.

Gastos Subvencionables ¿Qué gastos y en qué porcentaje, subvenciona?

Esta información es muy importante para saber si esa subvención será de ayuda para ti, además debes conocer también en qué porcentaje subvenciona esos gastos.
Solo por mencionar algunos, en la lista de gastos subvencionados podrías encontrar (entre muchos otros):

  • gastos en software y licencias
  • gastos en hardware
  • gastos de constitución de una sociedad
  • gastos de implementación de una web o tienda online
  • gastos de las personas que contrates para hacer todo eso
  • gastos de reforma de un local
  • gastos de dietas del personal trasladado para realizar el proyecto
  • y un largo etc…

Dentro de esos gastos, puede que haya limitaciones en %, es decir, que te financien el 80% de los gastos subvencionables. O limitaciones por partidas, como por ejemplo, que te subvencionen los gastos de consultoría para la creación de tu plan de empresa o business plan siempre que éstos no sobrepasen el 10% de los costes totales subvencionables.

Como ves, hay mucha casuística, y hay que tenerlo muy claro, porque no es lo mismo que solicites una ayuda para un proyecto que tienes presupuestado en 150.000€, pensando que te pueden dar la totalidad, a que sepas de antemano que como máximo, te van a dar 80.000€, por poner un ejemplo. Reitero de nuevo: la información es poder.

Luego, ten esto muy presente: ¡Las subvenciones NUNCA financian el IVA! Por eso, debes tener un colchón previsto para cubrir estos gastos.

La súper buena noticia en este punto, es que sí existen subvenciones que financian el 100% de tu proyecto, o al menos, de ciertos gastos.

Ten en cuenta que, aunque en algunos casos no es así, lo habitual es que tengas que adelantar el dinero que después te ingresarán en concepto de subvención, con lo que será importante que preveas disponer de ese dinero.

¿ Financia inversiones ya realizadas, a futuro, o ambas?

Como te decía más arriba, aunque no te lo creas, a veces alguna inversión que has realizado o que estás en proceso de hacer, ¡puede ser financiada con una subvención!

Es más, desde que tenemos los fondos europeos Next Generation, hay muchas más ayudas de este estilo. Y otras veces, puedes diseñar un proyecto de inversión, solicitar la ayuda, y después de saber si te la conceden, empezar a invertir, para ello te solicitarán facturas proforma o presupuestos. Todo depende de cada convocatoria, y lo importante es saber fehacientemente, si contamos con esa posibilidad, y elegir así, a qué subvención sí te quieres presentar.

¿Cuál es la cuantía de la subvención?

En este punto te recomiendo poner atención en dos cosas diferentes:

  1. El importe mínimo y máximo a conceder (en €)
  2. El porcentaje mínimo y máximo del total del proyecto presentado, a conceder.

De estos datos podrás extraer el importe máximo al que puedes aspirar, en función del presupuesto que tengas en tu proyecto.

Por otra parte, debes saber que existen subvenciones que dan un importe cerrado, independientemente de lo que tu tengas previsto gastar, como por ejemplo el Kit Digital (que otorga de acuerdo a las categorías establecidas, 12.000, 6.000 o 2.000 €)

También, debes tener en cuenta que hay algunas convocatorias, que te piden una inversión mínima y/o máxima para poder tener opción a esa subvención. Quizá por un importe mínimo, te merezca la pena invertir un poco más para optar a una ayuda importante y crear una ventaja competitiva respecto a tu competencia.

Te pongo dos ejemplos reales de subvenciones que conseguí para mis clientes:

  1. Cliente de hostelería, ayuda del Ayuntamiento de Barcelona:
Ejemplo de cuantía de subvención
Cliente de hostelería, ayuda del Ayuntamiento de Barcelona:

Esta subvención era del 50% del proyecto, el importe presupuestado (sin IVA, siempre sin IVA) del proyecto era de 72.354,02€, la solicitud de la subvención del 50%, 36.177€.

Y aquí te dejo el documento de otorgamiento:

Ejemplo cuantía subvención
Documento de otorgamiento de subvención

2. Cliente del sector del turismo rural y formación de artistas en Asturias:

Ejemplo de cuantía de subvención
Ejemplo de cuantía de subvención

Esta subvención solicitada estaba sujeta a mínimis y solicitamos el máximo, 200.000€:

Solicitud de subvención
Solicitud de subvención

3. Cliente Asociación del sector cultural en Cataluña:

Esta ayuda correspondía como puedes ver, al 100% del proyecto a realizar:

Les hicieron un requerimiento de rebaja del importe del proyecto al cual sea acogieron, y les otorgaron:

¿Qué documentación hay que preparar?

Y llegando al final, por supuesto que además de conocer toda la información anterior, para solicitar tu ayuda deberás presentar cierta documentación…y ¡Ay que viene cuándo te explota la cabeza!

Listado de formularios a rellenar, memorias técnicas que realizar desde cero… no te pongas nervioso, ¡no es tan difícil cómo parece! y menos cuando has hecho tantas y tantas solicitudes como he hecho yo.

Solo te doy unas pocas pautas para no estresarte, y que te vendrán bien: cada convocatoria tiene sus formularios a rellenar, revísalos en el link oficial de la Administración que lo convoca.

Te van a pedir un estudio de tu proyecto/inversión, hazlo en cualquier caso, aunque no vayas a pedir ninguna subvención. Y si lo tienes más o menos preparado antes de ponerte a buscar subvenciones, mejor que mejor.

Seguramente también te pidan el estudio económico/financiero, que no es más que: qué estructura de gastos e ingresos prevés tener, a 3 ó 5 años vista, normalmente y con qué te vas a financiar ¿recursos propios, préstamos, subvenciones, una mezcla de todas?

¡A por todo!

Y finalmente, ¿ya estás listo para solicitar tu subvención? Puede parecer difícil, pero como te dije al inicio, la información es poder, y la misma te permite tomar decisiones de mayor calidad.

Si quieres seguir aprendiendo sobre este tema, te invito a seguir mi cuenta de Instagram, a suscribirte a mi newsletter (además enviamos todos los viernes un listado de las mejores subvenciones de la semana) y mi canal de YouTube donde semana a semana comparto novedades y tips para ayudarte a encontrar esa ayuda que tanto deseas.

¿Qué opinas de todo lo que has leído en esta entrada? ¡Pregúntame lo que quieras, estoy para ayudarte!

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